Facturación periódica
Objetivo
Sección titulada «Objetivo»Definir el procedimiento para emitir y enviar facturas periódicas en contratos de mantenimiento, asegurando que se incluya toda la documentación técnica y operativa asociada al periodo facturado.
1. Preparación previa
Sección titulada «1. Preparación previa»Antes de emitir la factura, es obligatorio recopilar y asociar toda la información técnica correspondiente al periodo de facturación, que puede incluir:
- Informes de mantenimiento realizados
- Actuaciones correctivas/preventivas
- Partes de trabajo y horas dedicadas
- Fotografías, actas o documentación técnica generada
📎 Toda esta documentación debe integrarse en el expediente del cliente y, si procede, adjuntarse a la factura o incluirse como enlace/documento separado.
2. Emisión de la factura
Sección titulada «2. Emisión de la factura»La factura debe generarse desde la aplicación de facturación proporcional, y debe cumplir con los requisitos legales habituales:
- Número y serie correspondientes
- Fecha de emisión
- Datos fiscales completos
- Descripción clara del servicio facturado (ej. “Mantenimiento mensual – junio 2025”)
- Base imponible, impuestos y total
- Condiciones de pago según contrato
💡 Incluir en el concepto cualquier dato identificativo útil: número de contrato, nombre de instalación o ubicación.
3. Revisión técnica y administrativa
Sección titulada «3. Revisión técnica y administrativa»Antes del envío:
- Verificar que todos los documentos de soporte técnico están disponibles y correctamente etiquetados.
- Confirmar que los datos fiscales del cliente son correctos y actualizados.
- Validar la correspondencia entre la factura emitida y el contrato de mantenimiento vigente.
4. Envío de la factura
Sección titulada «4. Envío de la factura»El envío se realiza por correo electrónico, preferentemente desde el sistema automático. En caso de envío manual:
- Utilizar plantillas de correo aprobadas
- Adjuntar la factura en PDF y, si aplica, informes técnicos adicionales
- Solicitar acuse de recibo o activación de confirmación de lectura
🛡️ Si el cliente lo solicita, puede habilitarse acceso a los informes desde el portal de cliente o mediante enlace seguro.
5. Registro del envío
Sección titulada «5. Registro del envío»Como en el caso de facturación individual, debe registrarse:
- Fecha y hora del envío
- Medio y dirección utilizados
- Responsable del envío
- Documentos adjuntados
- Confirmación de lectura, si está disponible
6. Buenas prácticas
Sección titulada «6. Buenas prácticas»- Emitir las facturas el primer día hábil del periodo correspondiente.
- Incorporar siempre los informes y partes de trabajo disponibles, aunque se considere “rutina”.
- Evitar errores tipográficos o duplicidades.
- No emitir facturas sin respaldo documental técnico, salvo indicación expresa de dirección.
- Mantener la coherencia en la redacción del concepto facturable (misma estructura mes a mes).