La carpeta del cliente

¿Qué es?

La carpeta del cliente es un repositorio único en OneDrive que centraliza toda la información relevante del cliente.
Su correcta gestión es esencial para asegurar la trazabilidad, la defensa ante reclamaciones y la coherencia operativa del servicio.

¿Qué debe contener?

La carpeta del cliente debe incluir, al menos:

Hoja del cliente que contiene todos los datos relevantes.
Presupuestos, contratos y anexos firmados
Facturas emitidas y comunicaciones relevantes sobre pagos.
Partes de instalación y/o intervención técnica.
Informes de mantenimiento (en contratos con servicio).
Números de serie de cámaras, grabadores y otros equipos instalados.
Planos, esquemas técnicos, documentación entregada.
Intercambios de correos relevantes (pueden ser en formato PDF o exportados).
Subcarpetas estructuradas por tipo de contenido o fase del proyecto.

¿Por qué es tan importante?

Porque es tu póliza de seguros ante cualquier malentendido, discrepancia o reclamación futura.

📌 Si no está en la carpeta, es como si no existiera.

Una carpeta bien organizada permite:

Defender decisiones técnicas y económicas
Acelerar la resolución de incidencias
Proteger la reputación de la empresa
Colaborar eficazmente con otros departamentos

Buenas prácticas

Actualizarla en tiempo real: no lo dejes para después.
Nombrar los archivos con claridad: evita nombres genéricos como “documento.pdf”.
Usar carpetas y subcarpetas normalizadas.
Evitar duplicidades o versiones contradictorias: elimina lo obsoleto.
Asegurarse de que está compartida con los perfiles internos que deban tener acceso.
Proteger la confidencialidad: no incluir archivos personales o ajenos al proyecto.

¿Quién es responsable?

El responsable técnico del cliente es quien mantiene y actualiza la carpeta durante toda la relación contractual.
El equipo de administración puede complementar con facturación o documentos firmados, pero la responsabilidad última es del técnico asignado.